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La Corte dei Conti Calabria, Sezione giurisdizionale, con Sentenza n. 139/2024, ha confermato (ci sono anche molte delibere delle Sezione di controllo in merito, in particolare Corte Conti Lombardia) quali sono gli elementi che legittimano le spese di rappresentanza:

-uno scopo promozionale, al fine di promuovere o di enfatizzare all’esterno l’immagine o l’attività dell’ente.

-inerenza con i fini istituzionali: occorre che sussista una stretta correlazione con le finalità istituzionali dell’ente e la presenza di elementi che manifestano una proiezione esterna delle attività per il migliore perseguimento dei fini istituzionali, nonché una rigorosa motivazione con riferimento allo specifico interesse istituzionale perseguito. È, inoltre, necessaria la dimostrazione del rapporto tra l’attività dell’ente e la spesa erogata, nonché la qualificazione del soggetto destinatario dell’occasione della spesa e la rispondenza a criteri di ragionevolezza e di congruità rispetto ai fini (SS.RR. in speciale composizione n. 59/2014);

-ufficialità della spesa: è necessario che tali spese posseggano il requisito dell’ufficialità, ossia che siano destinate a finanziare manifestazioni ufficiali, idonee ad attrarre l’attenzione di ambienti qualificati o dei cittadini (ex multis, Corte dei conti, Sezione regionale di controllo per la Lombardia, delibera- zione 5 novembre 2012, n. 466);

-eccezionalità: in ragione dell’ampia discrezionalità che ha l’amministrazione pubblica nel prevederle, hanno carattere eccezionale rispetto all’ordinaria attività amministrativa di spesa (Sezione regionale di controllo per la Sardegna, deliberazione 9 novembre 1993, n. 111);

-adempimenti amministrativi: ai fini del riscontro della legittimità delle iniziative e delle relative spese, è necessaria una maggiore cura degli aspetti for- mali e sostanziali dei connessi adempimenti amministrativi e gestionali, anche con particolare riferimento all’obbligo di una motivazione rafforzata, esaustiva dei presupposti e delle finalità dell’intervento, atteso il carattere di eccezionalità che lo stesso riveste;

-soggetti rappresentativi delle amministrazioni di appartenenza: se riguardano soggetti esterni, questi devono essere particolarmente qualificati, poiché istituzionalmente rappresentativi dell’ente al quale appartengono. In mancanza di detto presupposto, la spesa dev’essere valutata come rispondente non a un interesse pubblico, bensì all’interesse privato dei destinatari. Le spese de quibus non possono essere sostenute per gli amministratori o i dipendenti dell’ente, in considerazione del fatto che la spesa dev’essere sempre rivolta all’esterno;

-ragionevolezza delle spese: “[…] devono rispondere a rigorosi criteri di ragionevolezza che vanno esplicitati nel provvedimento che le dispone con un’adeguata dimostrazione delle circostanze e dei motivi che inducono a sostenerla, oltre che della qualifica dei soggetti (esterni) che ne hanno beneficiato (Sezione giurisdizionale per la Regione Friuli Venezia Giulia, n. 12/2011) (cfr., ex multis, Corte dei conti, Sez. Friuli Venezia Giulia, 31 di- cembre 2010, n. 216; Sez. II App. 25 agosto 2010, n. 338; Sez. Lazio, 17 giugno 2009, n. 1181);

-congruità e sobrietà: le spese devono essere congrue rispetto alle finalità per le quali sono sostenute, all’evento eventualmente organizzato ed ai valori di mercato. La sobrietà dev’essere valutata, inoltre, in riferimento alle dimensioni territoriali ed alle caratteristiche del singolo ente locale che le sostiene, nonché ai vincoli di bilancio gravanti sullo stesso. (cfr. Corte dei conti, Sezione giurisdizionale regionale per l’Abruzzo, sentenza 30 ottobre 2008, n. 394, secondo la quale “non è comunque congruo mostrare prodigalità attraverso celebrazioni e rinfreschi, e semmai è richiesto il contrario, ossia l’evidenza di una gestione accorta che rifugga gli sprechi e si concentri sull’adeguato espletamento delle funzioni sue proprie.”).