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Con la Risoluzione n. 16/E del 28 marzo 2022 l'Agenzia delle entrate torna sul tema della tenuta della contabilità in forma meccanizzata e su come debba essere interpretata alla luce del mutato quadro normativo di riferimento che prevede "la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza" (art. 12-octies del decreto-legge 30 aprile 2019, n. 34).

L’articolo riproduce il contenuto dell’articolo 20 della proposta di legge in materia di semplificazioni fiscali, già approvata alla Camera e ora all’esame del Senato (AS 1294) con cui il legislatore ha inteso estendere l’obbligo di stampa cartacea soltanto all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente, già previsto limitatamente ai registri dell’IVA, a tutti i registri contabili tenuti in via meccanizzata o elettronica. Per la tenuta in forma elettronica, inoltre, è considerato valido qualsiasi supporto.

L'Agenzia delle entrate, tuttavia, ribadisce che l'intervento non ha modificato le norme in tema di conservazione e tra queste, con specifico riferimento ai documenti informatici fiscalmente rilevanti - tra cui libro giornale e libro degli inventari; scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali; scritture ausiliarie di magazzino; registro dei beni ammortizzabili; registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto - (v. la circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006) il decreto ministeriale 17 giugno 2014.

In ultimo l’articolo 5, comma 16, del decreto-legge 22 marzo 2021, n. 41, convertito, con modificazioni, dalla legge 21 maggio 2021, n. 69, ha previsto che «Con riferimento al periodo d’imposta in corso al 31 dicembre 2019, il processo di conservazione di cui all’articolo 3, comma 3, del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 17 giugno 2014, […] recante disposizioni sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, si considera tempestivo se effettuato, al più tardi, entro i tre mesi successivi al termine previsto dall’articolo 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni, dalla legge 8 agosto 1994, n. 489".

Alla luce di quanto sopra, l'Agenzia - ribadendo che tenuta e conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità (si vedano, in questo senso, anche gli articoli 39 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 e 22 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600) – chiarisce che, qualora, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:

a) ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;

b) entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del citato d.m. 17 giugno 2014 – e, quindi, anche del codice dell’amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso d.m. rinvia – laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.