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La Risposta n. 236/2021, fornita in tema di tenuta e conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti, chiarisce che non è possibile non stampare o conservare in forma sostitutiva i registri contabili tenuti con sistemi elettronici, pur in presenza della disposizione di cui all'art. 7 del D.L. del 10/06/1994 n. 357, come novellata dall'art. 12 octies del D.L. 34/2019, che dispone: "A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza. 4-quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza".

Con la disposizione, secondo la relazione illustrativa al Decreto, il legislatore "ha inteso estendere l'«obbligo di stampa cartacea soltanto all'atto del controllo e su richiesta dell'organo procedente, già previsto limitatamente ai registri dell'IVA, [...] a tutti i registri contabili tenuti in via meccanizzata o elettronica. Per la tenuta in forma elettronica, inoltre, è considerato valido qualsiasi supporto»

L'intervento richiamato, tuttavia, non ha modificato le norme in tema di conservazione e tra queste quelle specifiche per i documenti informatici fiscalmente rilevanti. Di conseguenza, l'Agenzia chiarisce che: "tenuta e conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità (si vedano, in questo senso, anche gli articoli 39 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 e 22 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600) e qualora, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:

a) ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;

b) entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del citato d.m. 17 giugno 2014 - e, quindi, anche del codice dell'amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso d.m. rinvia - laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.

Relativamente all'imposta di bollo, preliminarmente l'Amministrazione fa presente che l'obbligo di assolvere l'imposta relativamente alle scritture contabili, è disciplinato dall'articolo 16, lettera a), della tariffa, parte prima, allegata al d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, che stabilisce che scontano l'imposta di bollo, fin dall'origine, nella misura di euro 16,00, per ogni cento pagine o frazione di cento pagine, i «repertori; libri di cui all'articolo 2214, primo comma, del Codice civile; ogni altro registro, se bollato e vidimato nei modi di cui agli articoli 2215 e 2216 del Codice civile».

In linea generale, quindi, è dovuta l'imposta di bollo per la tenuta del libro giornale, del libro inventari e delle altre scritture contabili di cui all'articolo 2214 del c.c.. Nell'ipotesi in cui la tenuta dei registri contabili e i libri sociali, indipendentemente dalla successiva conservazione, avvenga in modalità elettronica occorre far riferimento al decreto ministeriale 17 giugno 2014, recante «Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto», il cui articolo 6 ha previsto nuove modalità di assolvimento dell'imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari.

Va evidenziato che la soluzione dell'Agenzia delle entrate, seppur motivata sulla distinzione tra tenuta e conservazione dei documenti e coerente con la necessità di evitare frodi o falsificazioni ovvero di favorire la transizione verso la conservazione sostitutiva, non appare conforme all'intento semplificativo del legislatore che già prima prevedeva la possibilità di stampa a richiesta degli organi accertatori prima del termine di tre mesi dalla presentazione della dichiarazione (dei redditi, quindi entro fine gennaio dell'anno successivo).