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Pubblichiamo le linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Cosa prevedono le Linee guida sulla gestione documentale nella PA

Le linee guida indicano le modalità di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici con due principali adempimenti cui le PA devono far fronte:

• l’individuazione del Responsabile della gestione documentale;
• l’adozione del Manuale di gestione documentale.

Ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento deve essere presidiato e governato, al fine di garantire sicurezza, qualità ed efficienza all’intero processo di gestione documentale.

L’adozione del manuale di gestione documentale (e del manuale di conservazione) rappresenta un preciso obbligo come specificato ai paragrafi 3.5 e 4.7 delle Linee Guida, al quale per la Pubblica Amministrazione fa seguito l’ulteriore obbligo della loro pubblicazione sul sito istituzionale dell’ente.

Il riuso e la gestione documentale nella PA

Workflow documentali, sistemi di Document & Content Management e applicativi informatici, devono essere in riuso e basarsi su elevati livelli di automazione ed interoperabilità.

Il tema del riuso è ripreso dagli articoli 68 e 69 del CAD, ricordando in particolare i risultati attesi “Diffusione del modello di riuso di software tra le amministrazioni in attuazione delle Linee Guida AGID sull’acquisizione e il riuso del software per la Pubblica Amministrazione” all’interno dell’Obiettivo “Migliorare la capacità di generare ed erogare servizi digitali”.

Il documento informatico e il protocollo informatico

Il terzo capitolo delle Linee Guida approfondisce la gestione documentale e in particolare il protocollo informatico prevedendo anche i necessari requisiti minimi di sicurezza: particolare attenzione è dedicata alla classificazione dei documenti informatici, alla formazione e gestione dei fascicoli informatici e all’archivio informatico, individuando con precisione i compiti del responsabile della gestione documentale.

Metadati

C’è stato un grosso sforzo da parte della comunità archivistica nel definire una rappresentazione standard e condivisa di un documento informatico da inserire nelle Linee Guida, che si è concretizzato nei dettagli dell’allegato 4; prevedendo che tali informazioni (metadati) accompagnino il documento informatico fin dalla sua formazione nella versione definitiva ovvero, in altri termini, al momento della sua registrazione nell’archivio.

La gestione dei metadati associati al documento informatico non riguarda unicamente i documenti registrati nel protocollo informatico, ma tutti i documenti informatici formati e gestiti all’interno dell’organizzazione. Ecco perché è fondamentale per le aziende dotarsi di soluzioni di gestione documentale affidabili e aderenti la normativa, pena la non validità giuridica dei documenti formati e gestiti.

Dematerializzazione

Una delle novità introdotte delle Linee Guida è la gestione dell’attestazione di dematerializzazione, che accompagna la copia informatica di un originale analogico e può essere generata sotto la responsabilità di chi effettua l’acquisizione controllandone la corrispondenza nella forma e contenuto della copia digitale rispetto l’originale analogico. Viene sottoscritta con un sigillo elettronico, evitando quindi il precedente requisito della firma di un pubblico ufficiale. È quindi ormai consolidata la base normativa su cui dematerializzare i documenti acquisiti nella gestione documentale.

La conservazione dei documenti informatici

Il quarto capitolo delle Linee Guida approfondisce la conservazione dei documenti informatici disciplinata dagli artt. 43 e seguenti del CAD.

Vengono approfonditi i modelli organizzativi del servizio di conservazione, i ruoli e le responsabilità con un occhio particolare alla figura del responsabile della conservazione interno all’ente produttore. È fondamentale la predisposizione del manuale di conservazione e la definizione del processo di conservazione con l’inevitabile previsione delle principali misure di sicurezza.

Il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica deve essere predisposto dal responsabile della conservazione con il responsabile della gestione documentale e il responsabile della transazione digitale, acquisiti eventuali pareri del DPO.

Nelle Linee Guida viene ribadito che per le Pubbliche Amministrazioni il responsabile della conservazione debba essere interno anche nel caso di affidamento della conservazione all’esterno.

Conclusioni

Una gestione documentale moderna deve permettere di adattare i procedimenti e le attività digitali alle trasformazioni organizzative dell’ente, garantendo la continuità operativa e una protezione dei dati personali by default e by design e guidando l’utente nelle sue attività senza bloccarlo nella gestione delle eccezioni e problematiche quotidiane.