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Il Ministero dell’Interno si è espresso con, Parere n.2673 del 24.1.2024, circa la forma dei verbali del Consiglio comunale. Secondo il Viminale, la registrazione integrale dell'adunanza del consiglio non può avere validità di un verbale, atteso che l'art.97, c.4, lett.a), del d.lgs. n.267/2000 assegna al segretario dell'ente locale la cura della verbalizzazione delle riunioni di consiglio.

In particolare, il Ministero dell’Interno ha rilevato quanto segue:

Si fa riferimento alla nota con la quale una Prefettura ha chiesto l'avviso di quest'Ufficio in ordine al quesito posto da un consigliere di minoranza del comune ... concernente la forma dei verbali del consiglio comunale. In particolare, è stato chiesto se la registrazione integrale della seduta del consiglio possa avere la stessa validità di un verbale e, quindi, se sia possibile non procedere alla verbalizzazione da parte del segretario comunale dell'ente, tenuto conto che l'art.56, comma 8, del regolamento del consiglio comunale di ... dispone che "Nel caso vengano utilizzati sistemi di registrazione integrale della seduta, i supporti magnetici rappresentano i verbali dell'adunanza". Lo statuto dell'ente all'art.34, comma 4, prevede che "… la verbalizzazione delle sedute del Consiglio e della Giunta sono curate dal Segretario Comunale, secondo le modalità ed i termini stabiliti dal regolamento." Il successivo comma 5 dispone che i verbali delle sedute sono firmati dal presidente e dal segretario.

Al riguardo, si rileva che, ai sensi dell'art.97, comma 4, lett.a), del d.lgs. n.267/2000, il segretario dell'ente locale "partecipa con funzioni consultive, referenti e di assistenza alle riunioni del consiglio e della giunta e ne cura la verbalizzazione". Pertanto, è lo stesso legislatore statale che ha previsto, nell'ambito delle competenze del segretario, la cura della verbalizzazione delle riunioni di consiglio e di giunta, e lo statuto dell'ente ribadisce tale funzione del segretario comunale. In merito alla natura e alla funzione del verbale, si fa presente che il Consiglio di Stato-sez.IV, con sentenza n.4373 del 2018, nell'esaminare un caso diverso da quello in esame, ha osservato che "il verbale, atto giuridico appartenente alla categoria degli atti certificativi, è il documento preordinato alla descrizione di atti o fatti, rilevanti per il diritto, compiuti alla presenza di un soggetto verbalizzante, appositamente incaricato di tale compito." L'Alto Consesso ha, altresì, evidenziato che "negli organi collegiali, dove la funzione di verbalizzazione e il verbale assumono rilievo decisivo e necessità indefettibile, il tratto di collegamento tra esternazione dell'atto amministrativo (che normalmente avviene in forme diverse dalla scritta) e documentazione dell'atto (ad esempio, deliberazione) è rappresentato dal verbale della seduta, che costituisce la 'memoria' di quanto è accaduto e documenta i fatti salienti della seduta stessa, affinché questi possano essere successivamente (ed ulteriormente) documentati, secondo le modalità di volta in volta prescritte. Come affermato dalla giurisprudenza amministrativa (Cons. Stato-sez.IV, 25 luglio 2001, n.4074), il verbale ha il compito di attestare il compimento dei fatti svoltisi al fine di verificare il corretto iter di formazione della volontà collegiale e di permettere il controllo delle attività svolte, senza che sia peraltro necessario indicare minutamente le singole attività compiute e le singole opinioni espresse." Si soggiunge che il T.A.R. Sicilia – Sez. di Catania, con sentenza n.1311 del 14.07.2009, ha sottolineato che il verbale della seduta "costituisce l'elemento essenziale della esternazione e della documentazione delle determinazioni amministrative degli organi collegiali, nonché la condizione necessaria perché le determinazioni stesse acquistino valore di espressione di potestà amministrative."

Inoltre, dalla sentenza del Consiglio di Stato del 4 giugno 2020, n.3544, si evince che "… l'atto di verbalizzazione ha una funzione di certificazione pubblica, contiene e rappresenta i fatti e gli atti giuridicamente rilevanti che è necessario siano conservati per le esigenze probatorie con fede privilegiata - dal momento che sono redatti da un pubblico ufficiale - che si sostanzia essenzialmente nella attendibilità in merito alla provenienza dell'atto, alle dichiarazioni compiute innanzi al pubblico ufficiale ed ai fatti innanzi a lui accaduti (cfr. Cass.-sez.I, 3 dicembre 2002, n.17106)".

Alla luce del quadro normativo e giurisprudenziale sopra citato, si ritiene che il consiglio comunale, nell'esercizio della propria autonomia funzionale ed organizzativa di cui all'articolo 38, comma 3, del d.lgs. n.267/2000, abbia la possibilità di regolamentare la registrazione del dibattito e delle votazioni con mezzi audiovisivi, ma le norme statutarie e quelle regolamentari dell'ente locale devono, comunque, trovare una necessaria armonizzazione con le norme statali. Nel caso di specie, si osserva che l'articolo 56, comma 8, del regolamento del consiglio comunale non risulta coerente con il disposto dell'art.97, comma 4, del d.lgs. n.267/2000, in quanto la verbalizzazione è attività propria del segretario comunale, il quale, oltre a riportare gli interventi dei singoli consiglieri e degli altri partecipanti alla seduta, può segnalare fatti e circostanze avvenuti che non emergano dalla registrazione vocale. Inoltre, la forma scritta fornisce certezza in ordine alla modalità della deliberazione maturata in sede di riunioni degli organi collegiali.