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Il Ministero dell’Interno, con Parere n.4232 del 6/2/2024 ha rilevato che i dati di sintesi del protocollo informatico, ostensibili ai sensi dell'art.43, c.2, del d.lgs. n.267/2000, possono essere acquisiti dai consiglieri con modalità da remoto solo ove venga garantito un elevato livello di sicurezza della loro trasmissione. In particolare, il Viminale ha rilevato quanto segue:

Con nota del ..., il sindaco del Comune ... ha posto un quesito in ordine all'ammissibilità della richiesta di alcuni consiglieri di ottenere le credenziali di accesso al protocollo informatico e ai sistemi di contabilità. In particolare, è stato chiesto se si possa concedere un accesso libero ed illimitato o se debbano osservarsi norme di salvaguardia del diritto di tutela dei dati personali e della sicurezza informatica dei dati.

Al riguardo, si osserva che il Consiglio di Stato-sez.V, con sentenza 11 marzo 2021, n.2089, ha precisato che il diritto di accesso del consigliere comunale, seppur ampio, "non implica che esso possa sempre e comunque esercitarsi con pregiudizio di altri interessi riconosciuti dall'ordinamento meritevoli di tutela, e dunque possa sottrarsi al necessario bilanciamento con quest'ultimi". Ciò non solo perché ad esso si contrappongono diritti egualmente tutelati dall'ordinamento, ma anche per il limite funzionale intrinseco cui il diritto d'accesso, espresso dall'art.43, comma 2, d.lgs. n.267 del 2000 è sottoposto, con il richiamo alle notizie ed alle informazioni che possono essere richieste all'ente locale se si rivelino utili all'espletamento del proprio mandato. Tale orientamento giurisprudenziale è stato ribadito dal TAR Veneto-sez.I, con sentenza 5 maggio 2021, n.604. L'ente, che comunque deve regolamentare questo tipo di accesso, può certamente consentire l'utilizzo di postazioni informatiche presso i propri locali per l'accesso ai dati di sintesi contenuti nel protocollo informatico (cfr. C.d.S. n.769 del 3.2.2022 e n.2945 del 19.4.2022) ma deve comunque valutare l'opportunità di consentire ai consiglieri l'accesso da remoto. Infatti, l'Alto Consesso, con la pronuncia n.769/2022, ha precisato che il particolare diritto di accesso del consigliere non è illimitato, vista la sua potenziale pervasività e capacità di interferenza con altri interessi primariamente tutelati (in termini, Cons. Stato, V, 2 gennaio 2019, n.12). Tale particolare accesso, per essere funzionalmente correlato al migliore svolgimento del mandato consiliare non deve incidere sulle prerogative proprie degli altri organi comunali, a necessaria garanzia delle funzioni che a questi (il sindaco e la giunta) e non al consiglio l'ordinamento attribuisce, nel quadro dell'assetto dell'ente, non deve essere in contrasto con il principio costituzionale di razionalità e buon funzionamento dell'azione amministrativa (art.97 Cost.) e deve avvenire con modalità corrispondenti al livello di digitalizzazione dell'amministrazione (cfr. art.2, comma primo, d.lgs. n.82/2005).

L'ente, quindi, può prevedere una postazione pc alla quale il consigliere potrà accedere tramite utilizzo di apposite credenziali per la consultazione telematica delle notizie necessarie in ragione dell'esercizio delle sue funzioni. Anche alla luce della sentenza del T.A.R. Basilicata n.599/2019, il consigliere comunale ha il diritto di soddisfare le esigenze conoscitive connesse all'espletamento del suo mandato attraverso la modalità informatica, con accesso da remoto (cfr. T.A.R. Campania, Salerno, sez.II, 4 aprile 2019, n.545; T.A.R. Sardegna, 4 aprile 2019, n.317). Con la sopra citata sentenza il T.A.R. Basilicata ha, tuttavia, precisato "che l'accesso da remoto" (in maniera specifica al sistema contabile dell'ente) "vada consentito in relazione ai soli dati di sintesi ricavabili dalla consultazione telematica del protocollo, non potendo essere esteso al contenuto della documentazione, la cui acquisizione rimane soggetta alle ordinarie regole in materia di accesso - tra le quali la necessità di richiesta specifica". In merito ai dati di sintesi del protocollo informatico il TAR Lombardia-sez.I, con sentenza n.2317 del 24 ottobre 2022, ha evidenziato che tali dati, pacificamente ricompresi tra quelli ostensibili, ai sensi dell'art.43, comma 2, del d.lgs. n.267/2000, possono essere infatti acquisiti con modalità da remoto, solo ove venga garantito un elevato livello di sicurezza della loro trasmissione. Si soggiunge che il Consiglio di Stato, con sentenza n.3564 del 6 aprile 2023, ha precisato che l'accesso sistematico al protocollo informatico dell'ente trova un limite nella funzione espletata dal consigliere (che non è quella di affiancarsi alla struttura amministrativa istituendo, in concreto, una nuova figura organizzativa e dunque nuovi assetti funzionali ed ulteriori modelli procedimentali) e soprattutto nel principio di proporzionalità dell'azione amministrativa, in quanto tale accesso comporterebbe una "innovazione organizzativa radicale".