Conservazione elettronica giustificativi di spesa e note spese
La Risposta n. 142/2024 fornisce chiarimenti sulle modalità di conservazione elettronica di documenti e giustificativi di spesa, con particolare riferimento alle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, in prevalenza per servizi di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale.
In particolare, la nota chiarisce che le note spese sono documenti analogici originali non unici perché i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici per la cui conservazione, tramite copia per immagine su supporto informatico, non è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale. Tuttavia, la Risposta si sofferma sui rimborsi dei trasporti, compresi i taxi. Per questi può essere richiesta la fattura elettronica (interpello n. 740 del 2021), ma laddove il committente non proceda, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non è sufficiente ad indentificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati ivi indicati. È necessario, dunque, che la stessa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).
Entrambi i documenti potendo risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (ad esempio nella contabilità del prestatore tenuto agli adempimenti fiscali e, relativamente alla contabile del pagamento, anche nell'estratto conto del titolare della carta di credito/debito) sono comunque documenti analogici originali ''non unici''.
Viceversa, se il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell'intervento del pubblico ufficiale prescritto dall’articolo 4, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014» (cfr. risposta ad interpello n. 417 del 2019).
Una volta completata la procedura di conservazione dei documenti in formato elettronico conformemente alle disposizioni di riferimento, è possibile procedere alla distruzione degli eventuali originali cartacei, ai sensi di quanto previsto dall'articolo 4, comma 3, del medesimo decreto ministeriale.