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Il Ministero dell’Interno ha espresso parere (28017/2024) su accesso civico generalizzato, ritenendo che l'ente locale possa procedere a disciplinare con regolamento gli oneri connessi all'esercizio del diritto di accesso civico generalizzato secondo quanto esplicitato nel parere. In particolare:

Si fa riferimento alla nota pervenuta in data ..., con la quale il sindaco del Comune di … ha chiesto il parere di quest'Ufficio in ordine alla possibilità di adottare un regolamento disciplinante il rilascio della documentazione oggetto di accesso civico generalizzato ex art.5 d.lgs. n.33/2013. In particolare, è stato chiesto se l'ente possa prevedere, con il cennato regolamento, il costo della riproduzione, a carico del richiedente, da qualificarsi in termini di "diritti di visura e di ricerca". A detta del postulante, tale previsione sarebbe necessaria in quanto, in enti locali dotati di modeste strutture organizzative, istanze ostensive aventi ad oggetto dati ed informazioni molto risalenti nel tempo rischiano di interferire negativamente con la ordinaria attività amministrativa degli uffici comunali.

Come è noto, il diritto di accesso civico a dati e documenti è disciplinato dagli artt.5 e ss. del d.lgs. n.33/2013 (c.d. Freedom of Information Act – FOIA), che prevede il diritto di "chiunque" di avere accesso "ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del presente decreto, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall'articolo 5-bis". Il co.4 del citato art.5 d.lgs. n.33/2013 testualmente prevede che "il rilascio di dati o documenti in formato elettronico o cartaceo è gratuito, salvo il rimborso del costo effettivamente sostenuto e documentato dall'amministrazione per la riproduzione su supporti materiali". In merito, appare utile evidenziare che le citate norme non prevedono, diversamente da quanto avviene in materia di accesso documentale di cui agli artt.22 e ss. della L. n.241/90, la corresponsione, da parte dell'istante, di costi relativi ai "diritti di ricerca e di visura" (art.25 L. n.241/90).

Con riguardo alla natura dei costi addebitabili a fronte di una richiesta di accesso civico generalizzato, il Centro nazionale di competenza FOIA, istituito nell'ambito del Dipartimento della Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri, ha stabilito che le PP.AA. e gli enti interessati possono "addebitare i costi effettivamente sostenuti e documentati per la riproduzione dei dati e/o documenti su supporti materiali" e che "nel costo di riproduzione è possibile includere le spese per le fotoriproduzioni, per le scansioni di documenti disponibili soltanto in formato cartaceo, per la copia su supporti materiali, nonché per la spedizione qualora sia richiesta al posto dell'invio tramite posta elettronica". Infine, il citato organismo ha precisato che "come avviene per l'accesso procedimentale alla documentazione urbanistica e/o edilizia, è possibile cumulare gli oneri in materia di bolli e i diritti di visura e di ricerca".

Relativamente a tali ultimi costi, il Consiglio di Stato, con ordinanza n.1900/2015, ha stabilito che "l'Amministrazione deve comunque sostenere, quali costi generali, il cui finanziamento ricade sulla fiscalità generale, le spese relative alla predisposizione di uffici e personale dedicati, tra l'altro, al riscontro delle istanze di accesso … e non può pretendere di ripartirli pro-quota, nemmeno in forma forfetizzata, sui soggetti che esercitano l'accesso nella sola forma della visione, potendo, al limite esigere i diritti di ricerca e visura per i soli documenti di cui sia richiesta l'estrazione di copia". L'Alto Consesso, pertanto, ha stabilito che "I diritti di ricerca e visura potranno essere richiesti soltanto per i documenti per i quali sia richiesta, dopo il loro esame, l'estrazione di copia". Da ultimo, in ordine alla concreta determinazione dei costi in argomento, si segnala che, ad avviso della giurisprudenza amministrativa, "l'Amministrazione non può imporre diritti svincolati dai criteri di ragionevolezza e proporzionalità (…) anche per non trasformare l'onere economico in un ostacolo all'esercizio del diritto di accesso o in una misura deterrente" e che si deve escludere che possano essere legittimamente imposti il pagamento di costi "eccedenti i prezzi medi praticati sul mercato, con esclusione dell'utile, in quanto l'amministrazione non può ricavare profitto dai soggetti che esercitano il diritto di accesso" (TAR Lombardia - Brescia, sentenza n.643 del 16 giugno 2008). Alla luce delle sopra riportate coordinate ermeneutiche, si ritiene che l'ente locale interessato ben possa procedere – nel rispetto dei richiamati limiti - a disciplinare con regolamento gli oneri connessi all'esercizio del diritto di accesso civico generalizzato di cui alla normativa riportata in epigrafe.

Per completezza, si evidenzia che il Consiglio di Stato (A.P. sent. n.10/2020) ha affermato che l'accesso civico generalizzato non può compromettere il buon andamento dell'Amministrazione che, conseguentemente, potrà respingere: richieste manifestamente onerose o sproporzionate e, cioè, tali da comportare un carico irragionevole di lavoro idoneo ad interferire con il buon andamento della pubblica amministrazione; richieste massive uniche (v., sul punto, circolare FOIA n.2/2017, par.7, lett.d; Cons. St.-sez.VI, 13 agosto 2019, n.5702) contenenti un numero cospicuo di dati o di documenti, o richieste massive plurime che pervengono in un arco temporale limitato e da parte dello stesso richiedente o da parte di più richiedenti ma comunque riconducibili ad uno stesso centro di interessi; richieste vessatorie o pretestuose, dettate dal solo intento emulativo, da valutarsi ovviamente in base a parametri oggettivi".